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ESCRIBA als Schlüssel für medienbruchfreie Dokumentenprozesse
Wie lange träumen Sie schon davon, dass die Dokumente, die Sie intern erzeugen gleich dort final abgelegt werden, wo sie hingehören? Und das unmittelbar und ohne Umwege. Durch seine Integration mit beliebigen Archivsystemen beschert Ihnen ESCRIBA eine neue Welt ohne Medienbrüche bei der Dokumentenarchivierung.
Was das im Einzelnen für Sie und Ihre Organisation bedeutet:
Alle mit ESCRIBA erzeugten Dokumente werden immer innerhalb von SAP abgelegt und sind abhängig von der Berechtigung der Anwender über eine zentrale Oberfläche aufruf-, einseh- und bearbeitbar.
Befindet sich eine elektronische Aktenlösung im Einsatz, können final gespeicherte ESCRIBA-Dokumente vollautomatisiert an diese weitergeleitet und dort rechtssicher archiviert werden.
- Das Standard-Ausgabeformat finaler ESCRIBA-Dokumente ist das langzeitarchivierungskonforme PDF/A Format nach ISO 19005-1.
- An der Schnittstelle zwischen ESCRIBA und der elektronischen Akte wird einmalig pro Vorlage definiert ob, wie lange und wo welches Dokument archiviert werden soll. Alle relevanten Informationen, die über den Dokumenteninhalt hinaus vorliegen, werden in Form von Metadaten am Dokument vorgehalten.
- Dokumente, die erst nach Ausdruck und Unterzeichnung (durch Mitarbeiter, Führungskräfte etc.) archiviert werden können, erhalten im Erstellungsprozess vollautomatisiert einen standardisierten Barcode, der an vorgegebener Stelle auf alle relevanten Seiten des Dokuments aufgedruckt wird. ESCRIBA besitzt einen integrierten Barcodegenerator, der alle gängigen Barcodetypen unterstützt. Die Anschaffung eines Drittprodukts für die Erzeugung von Barcodes entfällt.
- Ein einmalig zentral auf Seiten des ESCRIBA Vorlagenmagements angelegter Barcode, der die Vorgaben des Archivsystems und der eingesetzten Scanlösung erfüllt, kann mit wenigen Klicks in eine neue Vorlage eingebunden werden.
- Mit Hilfe von im Barcode enthaltenen Daten können Folgeprozesse angestoßen oder Aktionen innerhalb der Akte ausgelöst werden:
- Schließen oder Anlegen einer Wiedervorlage
- Erinnerungsfunktion
- Information über den Eingang eines rechtskräftigen Dokuments in die Akte
- Prüfung, ob sich das gescannte, rechtskräftige und das finale - aber nicht unterzeichnete Dokument - unterscheiden bzw. ob tatsächlich eine Unterschrift aufgebracht wurde
- Schließen eines offenen Barcodes und durch Austausch eines vorläufig finalen, durch ein unterzeichnetes rechtskräftiges Dokument.
- Im Barcode enthaltene Informationen wie beispielsweise Gesamtseitenzahl und Seitennummer pro Blatt minimieren operativ bedingte Sicherheitsrisiken im Scanprozess und der Archivierung, beispielsweise bei Verlust einer Seite im Posteingang.
- Die Ausgabe von Sammeldokumenten an SAP Spool und die Aufbringung von Steuerkennzeichen ermöglichen die Zentralisierung von Massenoutput, eine Unterstützung bei der Steuerung von Kuvertierstraßen und die Portooptimierung durch Postleitzahlensortierung etc.
Das in der Praxis übliche manuelle Zuordnen intern erstellter Word-Dokumente und die Generierung sogenannter "Barcode-Vorblätter" oder Barcodeetiketten im Posteingang wird für alle intern erstellten Dokumente durch ESCRIBA vollständig eliminiert. Wertvolle Arbeitszeit kann in der Größenordnung von rund drei Minuten pro archivierungspflichtiges Dokument an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden. Wie hoch erst Ihr Gewinn in punkto Revisions- und Rechtssicherheit ist, brauch hier wohl kaum weiter erläutert werden...
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