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ESCRIBA als Handhabungstechnik im Tagesgeschäft
Angefangen bei einer weitreichenden Vereinfachung beim Anlegen und Verwalten einfacher wie hoch komplexer Vorlagen für individuelle Dokumente und Serienbriefe liefert ESCRIBA für die Akteure im Tagesgeschäft ein umfassendes Portfolio an Nutzeneffekten, die sich mehrfach täglich an einer Vielzahl von Arbeitsplätzen bemerkbar machen.
Was das im Einzelnen für Sie und Ihre Organisation bedeutet:
Beim Schreiben von Dokumenten können alle Akteure unmittelbar auf vorgefertigte, aktuelle und qualitätsgesicherte, zentral innerhalb von SAP abgelegte Vorlagen zugreifen:
- Unsicherheiten, ob eine Vorlage aktuell oder veraltet ist, können von vorneherein gänzlich ausgeschlossen werden.
- Durch die Reduktion der Gesamtvorlagenzahl über die Vereinigung von unterschiedlichen Varianten eines Dokuments in eine einzelne ESCRIBA-Dokumentenvorlage steigt die Eindeutigkeit, welche Vorlage die richtige ist.
- Das Schreiben von Dokumenten erfordert wenige bis keine Handgriffe und erfolgt je nach Komplexitätsgrad des Dokumentes in wenigen Sekunden oder Minuten. Alle in SAP vorhandenen Daten werden vollautomatisch in die vorgefertigten Texte übernommen und zur Steuerung von Dokumentinhalt und Layout verwendet.
- Auf Basis von Reports innerhalb von SAP können einzelne, voll individualisierte Dokumente als Serienbriefe ohne aufwändige Zusammenstellung von Empfängerdaten oder andere empfängerbezogene Daten über Drittanwendungen wie Excel für eine hohe Anzahl von Empfängern vollautomatisch generiert werden.
- Assistentendialoge erlauben nicht nur zusätzliche Eingaben ins Dokument, sondern ermöglichen die Hinterlegung von Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und weiteren Informationen, die auch Mitarbeitern ohne Spezialwissen die Bearbeitung komplexer Sachverhalte ermöglichen.
- Die Nachbearbeitungsfunktion ermöglicht die flexible Ergänzung oder Anpassung von Inhalten an Situationen, die als Ausnahmen vom Standard abweichen.
Selbst nicht standardisierbare Korrespondenz profitiert von den Funktionen von ESCRIBA durch die direkte Übernahme von Kopfdaten aus SAP, der Steuerung des unternehmensspezifischen Layouts und der automatisierten Ablage fertiger Dokumente.
Erforderliche Anhänge wie Wegbeschreibungen, Merkblätter etc. können unmittelbar (automatisch oder durch Nutzerinteraktion) an das fertige Dokument angefügt und mit ausgedruckt oder elektronisch versendet werden.
Dokumente müssen nicht zwingend ausgedruckt, sondern können auch als E-Mail-Anhang (PDF) oder vollständig personalisierte E-Mail ausgegeben werden. Der Verzicht auf Ausdruck und Postversand finaler Dokumente birgt entsprechendes Einsparpotenzial bei Porto und Materialkosten.
Zentral im testierten SAP-System hinterlegte digitalisierte Unterschriften können direkt auf finale Dokumente aufgebracht werden. Lauf- und Liegezeiten, die aus bestehenden Unterschriftenregelungen resultieren, können deutlich reduziert und auf wirklich wichtige Dokumente eingeschränkt werden.
Alle Dokumente und E-Mails werden automatisch innerhalb von SAP abgelegt und können über die zentrale Selektionsmaske jederzeit einfach wieder aufgerufen, eingesehen oder ggfs. weiter bearbeitet werden.
- Kein Anwender muss mehr überlegen, wo und wie er welches Dokument speichert.
- Im Rahmen von Vertretungen können auch Kollegen (mit entsprechender Berechtigung) ohne Suchaufwand auf den erfolgten Schriftverkehr zugreifen.
- Ein durchdachtes Statuskonzept und Versionierungsfunktionalitäten gewährleisten Sicherheit und Transparenz in der Arbeit mit Versions- und Verhandlungsständen.
Alle hier aufgezählten Punkte (und noch viele weitere, die wir Ihnen hier noch nicht verraten möchten) gelten mit ESCRIBA für sämtliche Dokumente, die täglich in Ihrer Einheit erstellt und abgelegt werden. Ob einfache Korrespondenzschreiben, Serienbriefe oder komplexe Vertragswerke, als E-Mails oder Druckoutput, dem Endanwender werden mit dem ESCRIBA Generator und dem ESCRIBA Composer einfach zu bedienende Oberflächen und stringente Bedienungsabläufe an die Hand gegeben, um sämtliche Aufgaben im Kontext "Schriftverkehr" sicher, effizient und denkbar einfach zu erledigen.
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