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ESCRIBA für die Realisierung echter End-to-End-Prozesse
"...und aus Daten werden Dokumente" beschrieb lange Zeit das, worauf ESCRIBA im Kern ausgerichtet war. Heute muss dieser Satz ergänzt werden um: "- und aus Dokumenten werden Daten." Was hier so harmlos klingt, ist das letzte Glied in der Kette für eine echte End-to-End-Prozessoptimierung. Und dieses letzte Glied bildet ESCRIBA mit seiner Fähigkeit, Daten an Dokumenten zu halten und diese an nachgelagerte Systeme zu übergeben...
ESCRIBA Dokumente entstehen auf Basis von Daten aus dem führenden System und/oder Nutzereingaben, die vom Endanwender über Assistentendialoge zugefügt wurden.
Parallel zum sichtbaren Endergebnis, dem Dokument, werden diese und weitere Informationen, wie Erstellungsdatum, Ersteller, Empfänger und Dokumentname zusätzlich transparent am Dokument als XML-Struktur gehalten.
Diese zentral innerhalb von SAP mit dem Dokument abgespeicherten Informationen lassen sich entsprechend auswerten, um Nutzungsstatistiken, Übersichten etc. zu erstellen.
Doch das ist noch nicht alles. Denn die XML-Daten können wiederum aus dem Dokument ausgelesen und an das System zurückgegeben werden.
Ein Beispiel: Im Rahmen eines Beauftragungsprozesses im Kundenumfeld oder eines Antragsprozesses im HR-Kontext wird ein Antrag aus dem Portal heraus unter Nutzung von Assistentendialogen erstellt. Das Antragsdokument wird erzeugt und per Workflow an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dieser prüft das Dokument und gibt es frei.
Mit der Freigabe werden automatisiert die im Dokument enthaltenen Daten per Report ausgelesen und unmittelbar in die entsprechenden Tabellen oder Infotypen im führenden System weggeschrieben.
Damit schließt sich der Kreis von der Datenerfassung für die Dokumenterzeugung und der Erstellung des entsprechenden Dokuments über die Archivierung und Freigabe bis hin zur belegbasierten Verbuchung der ensprechenden Daten im führenden System.
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