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ESCRIBA für portalbasierte Dokumentenprozesse
Dank moderner Portal-Infrastrukturen können mehr und mehr Anwendungsszenarien in web-basierte Umgebungen verlagert werden. Doch auch hier enden die Arbeitsabläufe in der Regel, wenn Dokumente geschrieben und/oder bearbeitet werden müssen. ESCRIBA schließt diese Lücke durch eine vollständige Integration der vollen Bandbreite seiner Funktionalitäten in bestehende Portalwelten.
Was das im Einzelnen für Sie und Ihre Organisation bedeutet:
Einfache Dokumente, die keine oder wenige, juristisch unkritische weitere Eingaben erfordern, können Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern gleich als Document Self Services in Intranet oder Portal zur Erzeugung angeboten werden. Der Arbeitsaufwand im Hinblick auf die Entgegennahme bestimmter Anfragen und die Erstellung der zugehörigen Standarddokumente bei den sonst zuständigen Sachbearbeitern sinkt auf Null. Die empfundene Servicequalität beim Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter steigt hingegen deutlich.
Dokumente, die eine Unterschrift oder einen Stempel seitens des Erstellers benötigen, können per EMail-Workflow automatisch an den zuständigen intern Verantwortlichen weitergeleitet werden.
Alle durch einen Akteur als Self Service erstellten Dokumente können von den verantwortlichen Servicekräften im Backoffice in der zentralen ESCRIBA Ablage (oder je nach Dokumenttyp auch im Archiv) als Historie eingesehen werden.
Im Antragswesen unterstützt ESCRIBA Mitarbeiter/Kunden/Lieferanten sowie auch intern verantwortliche Sachbearbeiter durch die automatische Übernahme aller relevanten Daten aus SAP (Kundennummer, Kostenstelle, Anschrift etc.). Weitere erforderliche Informationen werden strukturiert über assistentengestützte Eingaben erfasst.
- Anwender brauchen bestimmte Informationen, wie beispielsweise Kostenstelle, die im System für ihn hinterlegt sind nicht permanent präsent haben, bzw. diese bei der Erstellung eines Antrags erst recherchieren.
- Eventuell auftretende Nachfragen bzgl. fehlender Informationen werden eliminiert oder zumindest deutlich reduziert.
- Über die Nutzung von Assistentendialogen zur Dokumentensteuerung lassen sich prinzipiell ALLE für eine Personengruppe zulässigen Document Self Services über einen einzigen Link im Portal anbinden.
Für ausgewählte Nutzergruppen (bspw. Vertriebsmitarbeiter im CRM- oder Führungskräfte im HCM-Kontext) bietet ESCRIBA eine vollumfängliche Nachbearbeitungsfunktion für die im Portal erstellten Dokumente.
Insgesamt bietet das Themengebiet „Document Self Services“ die Möglichkeit, mit geringem Aufwand Dienstleistungen für Mitarbeiter, Führungskräfte, Kunden und Lieferanten anzubieten, die weit über das erwartete Standardportfolio hinausgehen.
Im Rahmen der ersten ESCRIBA-Ausbaustufe angelegte Vorlagen können inklusive der Assistentendialoge 1:1 für die Dokumentenerzeugung in webbasierten Umgebungen verwendet werden.
Wie weit Sie mit der webbasierten Dokumentenerzeugung gehen können, hängt von Ihrer Systemumgebung ab. Vorhandene Workflow-Technologien oder Auftragsmanagementsysteme ermöglichen eine noch viel weitere Verwendung von ESCRIBA im Portalkontext...
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