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ESCRIBA als Bindeglied für personenübergreifende und verteilte Arbeitsabläufe
Die portalbasierte Dokumentenerzeugung bildet nur den ersten Schritt in Richtung einer modernen, leistungsstarken Prozesswelt. Echte optimierte Abläufe entstehen dann, wenn die Dokumentenerzeugung im Portal mit Workflowmechanismen und Auftragsmanagementsystemen gekoppelt wird. Hier entfaltet ESCRIBA seine wahre Mächtigkeit und bildet das Bindeglied zwischen unterschiedlichen Systemenkomponenten.
Minimal-Workflows: Die Standard-E-Mail-Funktion von ESCRIBA bietet die Möglichkeit, Dokumente zur Einsicht und / oder Freigabe an Vorgesetzte, verantwortliche Account Manager, HR-Betreuer etc. weiterzuleiten. Liege- und daraus resultierende Wartezeiten können damit über einfache organisatorische Regelungen reduziert und die Servicegeschwindigkeit weiter gesteigert werden.
Echte Workflows: Im Zusammenspiel mit vorhandenen Workflowmechanismen (Bsp. SAP Workflow) können mit Hilfe von ESCRIBA personenübergreifende und kollaborative Prozesse abgebildet werden.
So können mit ESCRIBA erzeugte Dokumente als Aufgaben über Wokflowitems an nachgelagerte Stellen zur dokumentierten Bestätigung nach dem Vier-Augen-Prinzip an Kollegen bzw. zur Freigabe durch einen Vorgesetzten weitergeleitet werden.
Kollaborationsszenarien: ESCRIBA Dokumentenvorlagen können darüber hinaus so in Workflows eingebunden werden, dass zur finalen Erstellung eines Dokuments Informationen und Eingaben unterschiedlicher Personen eingefordert werden, die entlang des Workflows in den Erstellungsprozess eingebunden sind. Die Eingaben des Einzelnen können dabei wiederum in einem separaten Dokument dokumentiert und abgelegt werden, bevor sie dem nächsten Anwender in der Workflowkette für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen und zur Finalisierung eines Dokuments verwendet werden.
Antrags- / Beauftragungsmanagement: Im Rahmen von Antrags-, bzw. Beauftragungsprozessen dienen ESCRIBA Assistentendialoge zur strukturierten Erfassung sämtlicher antragsrelevanter Informationen. Dabei werden die Abfragen so aufbereitet, dass dem Antragsteller kein umständliches Eingabeformular, sondern sequenziell, logisch aufeinander folgende, logisch verästelte Abfragen angezeigt werden.
Alle im Basissystem verfügbaren Informationen zum Antragssteller werden automatisch in das erzeugte Antragsdokument übernommen. Der Antrag wird entsprechend des vordefinierten Workflows an die Personen weitergeleitet, die für die Freigabe verantwortlich sind. Durch die vorstrukturierte Datenerfassung über Assistentendialoge und die automatische Datenübernahme aus dem Basissystem wird die Fehlerquote aufgrund fehlender oder fehlerhafter antragsrelevanter Informationen auf ein Minimum reduziert. Die freigebenden Personen erhalten ein standardisiertes, übersichtliches Dokument, das alle relevanten Informationen auf einen Blick bereitstellt. Der Antrag kann so ohne Zeitverzögerung, die ggfs. durch Nachfragen und damit verbundene Liegezeiten entstehen könnte, bearbeitet und entsprechend freigegeben werden. Für den Auftraggeber bietet ESCRIBA über die einfach zu bedienenden Assistentendialoge einen hohen Komfort und Eindeutigkeit bei der Erteilung oder Bearbeitung von Aufträgen. Im Back Office können die Aufträge aufgrund der übersichtlichen Darstellung aller relevanten Daten im Auftragsdokument, im Gegensatz zu unübersichtlichen Darstellung in komplexen Formularen, zügig und ohne Nachschlagen weiterer Daten bearbeitet werden. Statuskontrolle und Nachverfolgung der Workflow-Status erfolgen in der gewohnten Umgebung, wie im SAP-Umfeld beispielsweise Manager's Desktop oder Universal Worklist.
Ticketerzeugung und Auftragsmanagement: In Shared Services Umgebungen entfaltet ESCRIBA im Zusammenspiel mit eingesetzten Auftragsmanagementsystemen seine nächste Leistungsstufe. Eingehende Anträge generieren unmittelbar entsprechende Tickets, bzw. Dokumentenerzeugungsprozesse können an Tickets angefügt und wiederum in neue Workflows zur Freigabe oder Sichtung eingesteuert werden.
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