Die Erzeugung von Schriftstücken ist komplex und fehleranfällig
Eine 2008 von der E&E AG durchgeführte Befragung von DAX100-Unternehmen zeigte, dass ca. 80 Prozent aller Prozesse in Personalabteilungen in der Erstellung von Dokumenten münden. Weitere Erhebungen ergaben, dass in Fachabteilungen rund 300 verschiedene Dokumentenarten verwendet werden.
Das Erzeugen von Verträgen, Mitteilungen, Bescheinigungen, Flyern, Zertifikaten und die allgemeine Korrespondenz macht etwa 30 Prozent der Arbeit in den zentralen Unternehmensbereichen aus. Fest steht, dass die Fülle an Richtlinien, regulatorischen Vorgaben sowie der Rahmen internationaler und nationaler Rechtsprechung die Dokumentenerzeugung zu einer hochkomplexen Arbeit macht, die ein hohes Fehlerrisiko birgt.
Die Erzeugung und Qualitätssicherung von Dokumenten bindet in den zentralen Unternehmensbereichen bis zu 45 Prozent der eingesetzten Kapazitäten. Im Verhältnis zum Umsatz aus diesen Bereichen geben Unternehmen bis 15 Prozent der Gesamtkosten für dokumentennahe Prozesse aus.
ESCRIBA macht Komplexität beherrschbar, stärkt das Markenimage und bietet Rechtssicherheit
ESCRIBA ist die zentrale Infrastrukturkomponente, die Fachabteilungen wie Personalmanagement, Kundenbeziehungsmanagement oder Finanzen & Controlling bei der systemgestützten Dokumentenerzeugung und ganzheitlichen, dokumentenzentrierten Prozessoptimierung unterstützt.
ESCRIBA kommuniziert direkt mit dem operativen Datensystem (ERP, CRM, o.ä.) der Organisation. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass ausschließlich aktuell gültige Textelemente für die Dokumentenerstellung verwendet werden. Besonders für den Ausschluss von Haftungsrisiken und der Gewährleistung genereller Rechtssicherheit ist dies von großem Nutzen.
Das Einsparpotenzial professioneller Dokumentenprozesse ist den meisten Unternehmen nicht bekannt. Unternehmen, die Dokumentenprozesse managen, konnten die Kosten entsprechender Bereiche zum Teil um mehr als 30 Prozent* senken.
* IDC (2009)
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